Frem-31 bruker Spond som medlemsadministrasjon, betaling av kontingent/medlemsavgift samt organisering av aktiviteter og kommunikasjon med medlemmene.
Alle lagene i Frem-31s grener er i dag organisert i ulike Spond-grupper. Dette betyr at profilen hvert enkelt medlem har i Spond vil være din medlemsprofil, og alle fremtidige betalinger av medlemskap og deltageravgifter utføres direkte i Spond-appen.
Vi anbefaler å laste ned appen til Spond (gratis). Det er også mulig å logge inn på medlemsprofilen via https://spond.com for å administrere betalinger, utføre påmeldinger og kommunisere med klubben og laget – i stedet for å bruke appen.
Betalinger
Betalinger utføres på enkelt vis i Spond-appen med enten Vipps eller kort.
Medlemsinformasjon
Det er svært viktig at alle medlemmer sørger for at egen Spond-bruker er oppdatert med:
- Navn
- Fødselsdato
- Kjønn
- Adresse
- Nasjonalitet
- E-post
- Tlf
Spond Club er integrert med Norges Idrettsforbund (NIF), hvilket innebærer at medlemsinformasjonen rapporteres inn til forbundet. Som idrettslag er vi pliktig til å rapportere inn medlemmene våre, og dette gjøres automatisk i systemet – men det forutsetter at alle felter som nevnt over er utfylt. For ordens skyld: NIF har ikke tilgang til personlig info i vår database (navn, kontaktinfo osv.), kun alder og hvilken idrett(er) medlemmet tilhører. Rapporteringen til NIF utgjør klubbens grunnlag for tilskudd av offentlige midler og andre stønader.
Flere medlemmer har allerede mottatt en mail fra Spond som ber om manglende informasjon, vi understreker at dette ikke er spam og ber alle fylle ut det som etterspørres.
Videre er det viktig å informere om at alle som er aktive i klubben må ha medlemskapet i eget navn, mens foresatte kan registrere egen informasjon under Foresatt-funksjonen. Alle som innehar et verv (lagleder, trener, styremedlem osv.) må ha en Spond-bruker i eget navn, slik at vi kan skille mellom utøver og frivillig.
Laglederrollen / Spond-ansvarlig
Hvis du er lagleder for et lag i klubben er du Spond-ansvarlig for ditt lag. Dette innebærer at du har et ansvar for at medlemmene i din Spond-gruppe til enhver tid er oppdatert. Dette er svært viktig ettersom medlemslisten i Spond-gruppen utgjør medlemsregistreringen til klubben, og danner grunnlag for rapportering. Hvis noen slutter på ditt lag kan du bare slette vedkommende fra gruppen – medlemmet er selv ansvarlig for å evt. melde seg ut av klubben ved å kontakte admin@frem-31.no.
Grupperoller
I Spond-appen kan alle administratorer bestemme hvilken rolle hvert enkelt medlem skal ha i sin gruppe. Det er viktig at rollene er tildelt på riktig måte;
Alle aktive utøvere skal være registrert som medlem i gruppen.
Lagleder skal ha rollen som administrator og lagleder, trener skal ha rollen som trener (og evt. administrator), hjelpetrener som hjelper osv. Alle som innehar grupperollen medlem får tilsendt deltageravgift, noe som er grunnen til at kun aktive utøvere skal ha denne funksjonen.
Personvern
Klubben har ikke tilgang til arrangementer som er opprettet i gruppene, og heller ikke til meldinger som sendes internt i Spond-gruppen. Konkret innebærer klubbløsningen at Frem-31 får tilgang til og oppbevarer opplysninger om navn, kontaktinformasjon og til Spond-brukerne i hver gruppe, med tilhørende opplysninger om foresatte der dette er registrert i Spond.
Registreringen gjelder brukere i alle de Spond-gruppene som allerede er opprettet i klubbens regi, og alle Spond-brukere som i framtiden blir med i en av klubbens Spond-grupper.
Klubben har inngått en databehandleravtale med Spond, som blant annet sikrer at personopplysningene blir behandlet i tråd med lovverket og personvernforordningen GDPR.
Kort oppsummert er Spond et veldig brukervennlig og effektivt elektronisk system. Dette er klubbens interne kommunikasjonsplattform, og effektiviserer hverdagen til våre medlemmer, frivillige og ansatte.
Hvis det er noen som har spørsmål knyttet til dette, om du er foresatt, lagleder eller utøver – send gjerne en henvendelse til
Sportslig hilsen,
Styret i Frem-31
Spørsmål? Ta kontakt!